مدیریت رویداد چیست؟

مدیریت رویداد روندی نیازمند استفاده از مدیریت کسب ‌و ‌کار و مهارت برای ایده‌پردازی، برنامه‌ریزی و اجرای رویدادهای اجتماعی و مرتبط با کسب ‌و کار است. مدیریت رویداد شامل تجسم مفاهیم، برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، سازمان‌دهی و برگزاری رویدادها است. ترکیبی کامل و قدرتمند از مهارت‌های فنی و خلاقانه. خلق و انتقال رویدادی متمرکز برای مخاطب هدفی مشخص.

حوزه مدیریت رویداد بسیار گسترده است به‌طوری که تعریفی نظری ندارد. اکنون نمی‌توانید آن را بدون دانستن اینکه «رویداد» و «مدیریت» چه معنایی دارند، تعریف کنید.

اصطلاحات تخصصی مدیریت رویداد

الف) رویداد چیست؟

ب) مدیریت چیست؟

هنری فایول می‌گوید:

ساده این گزاره می‌شود، مدیریت یعنی روشی که با آن یک چیز سروسامان پیدا می‌کند. یا استفاده از مهارت‌های لازم برای رسیدن به اهداف موردنظر.

پ) مدیر رویداد چه کسی است؟

یافتن موقعیت مکانی، انتخاب تم مناسب، برنامه‌ریزی برای حضور دی جی/گروه موسیقی، سازمان‌دهی غذا و فرستادن دعوت‌نامه. بسیاری از افراد فکر می‌کنند طراحی و برگزاری رویدادها بسیار آسان است. شما هم این‌گونه فکر می‌کنید؟

ساخت رویدادی موفق نیازمند کار زیاد، مهارت و تجربه است. یک مدیر رویداد نیاز به ترکیب درستی از سه چیز دارد تا موفق عمل کند. یک مدیر برنامه می‌ریزد، سازمان‌دهی می‌کند و انواع و اقسام رویدادها را برگزار می‌کند. به زبان ساده، کار کردن با بودجه، برنامه‌ریزی و سر و کله زدن با آدم‌های مختلف کار او است.

سپس یک برگزاری رویداد درجه یک برای مشتری اتفاق می‌افتد. شغل مدیر رویداد ممکن است سخت باشد اما در عمل جذاب‌ترین و پردرآمدترین کار بر روی کره زمین است.

مهارت‌های موردنیاز برای یک مدیر رویداد

مدیریت و برگزاری هرچه مؤثرتر یک رویداد نیازمند طیف قابل‌توجهی از مهارت‌ها است. یک مدیر رویداد لازم است مهارت‌هایی که در ادامه آمده را داشته باشد:

انواع رویدادها

رویدادها به‌ طور معمول به شکل زیر دسته‌بندی می‌شوند:

1. رویدادهای فستیوالی 

رویدادهایی که برای گرامیداشت یک فستیوال برگزار می‌شوند از انواع رایج به شمار می‌روند. فستیوال‌هایی همچون اعیاد مذهبی و سنتی. برای بزرگداشت این فستیوال‌ها معمولاً جشن‌هایی برگزار می‌کنند.

آن‌ها خانواده و دوستان را دعوت می‌کنند تا در جشنشان شرکت کنند. مشتری‌ها اغلب مدیران رویداد را برای سازمان‌دهی مهمانی‌های بسیار بزرگ و باشکوهشان استخدام می‌کنند.

2. رویدادهای مراسم خاص

مراسم‌های خاص همیشه نقش بسیار مهمی را در زندگی‌مان بازی می‌کنند. چه تجدید دیدار باشد چه تولد، سالگرد یا عروسی، می‌خواهیم آن‌ها را باشکوه جشن بگیریم.

3. مهمانی‌های تولد

یاد روزهایی که تولدهای خانگی ساده در آن برگزار می‌شد، بخیر. برای اینکه با تغییر همپا باشیم، تولدها بسیار بزرگ‌تر شده‌اند.

یک مدیر رویداد، مکان‌های مناسب کودکان را اجاره می‌کند، قلعه‌هایی با غذاهای خوشمزه و نوشیدنی تهیه می‌کند و سرگرمی‌هایی همچون نمایش عروسکی یا شعبده‌بازی برای جذب کردن بچه‌ها برگزار می‌کند.

ترکیب تمی همچون انیمیشن‌های «بن تن» یا «گیسوکمند» با هر چیزی از دعوت‌نامه گرفته تا دکوراسیون و کارد و چنگال و غیره…

4. عروسی‌ها

از حنابندان تا جشن عقد تا عروسی. عروسی‌های قومیت‌های مختلف ایران مستلزم برگزاری مراسم‌ها و جشن‌های مختلف هستند. مدیر رویداد به دلیل تشریفات مختلف، چیزهای زیاد برای برنامه‌ریزی و اجرا دارد.

5. سالگردها

از ساختن رمانتیک‌ترین روز برای یک زوج تا سازمان‌دهی بزرگ‌ترین مهمانی. سالگردها نقش بسیار مهمی را در زندگی افراد بازی می‌کنند. چه روشی بهتر از اینکه یک روز مهم با مشارکت مدیر رویداد برای ساختن این روز بزرگ پیش برود.

6. تجدیددیدارها

چه دوستان مدرسه چه دبیرستان… مدیر رویداد مطمئن می‌شود روز بسیار خوبی را بگذرانید. از یافتن مکان مناسب تا سازمان‌دهی بازی‌های سرگرم‌کننده، سرگرمی، پذیرایی و اطمینان از اینکه این لحظات فوق‌العاده توسط یک عکاس ثبت شود.

7. رویدادهای فرهنگی، هنری و سرگرم‌کننده

آیا تاکنون در یک شوی فشن شرکت کرده‌اید یا راه رفتن بازیگران بر روی فرش قرمز را دیده‌اید؟

یا اینکه در میان هزاران نفر در یک کنسرت موسیقی ایستاده‌اید؟

آیا حس این را نداشته‌اید که بگویید «واااااااای»؟

همه این انرژی‌های فوق‌العاده که این رویدادها را می‌سازد حاصل کار سخت شرکت مدیریت رویداد است.

تعداد زیادی رویداد وجود دارد که در این دسته‌بندی‌ها قرار می‌گیرد از جشن‌های جوایز همچون جشنوار فجر، شوی فشن، شوی جاده‌ای، کنسرت موسیقی تا جذب مخاطب زیاد.

هرچه جمعیت بیشتر باشد به‌طورکلی به معنای بودجه بهتر است. اما خطرهایی هم وجود دارد که وقتی فروش بلیت به هدف مورد انتظار نرسد ممکن است رخ دهد.

8. قرارهای ملاقات و نمایشگاه‌ها

این خودش یک دسته‌بندی رقابت محور و بسیار گسترده است. بسیاری از کنوانسیون‌ها، هزاران نفر را جذب می‌کنند. برخی قرارهای ملاقات ممکن است تنها چند نفر آدم مهم را داشته باشد اما آن‌ها می‌توانند شرکت‌کنندگانی با جایگاه اجتماعی بسیار بالا باشند.

از یک گروه بزرگ افراد شرکت‌کننده در کنفرانس «تقویت مهارت‌های والدین» گرفته تا 1000 نفر از افرادی که برای نمایشگاهی خاص دعوت شده‌اند تا کارناوالی کودکانه تا حتی سازمان‌دهی گفتگوهای پنل را شامل می‌شود. در این دسته‌بندی، رویدادهای بسیاری برای یک مدیر رویداد وجود دارد.

9. رویدادهای تبلیغاتی و بازاریابی

رویدادهای تبلیغاتی همیشه بودجه‌های بسیاری زیادی دارند. از برگزاری جشنی برای عرضه عطر، مایع لباس‌شویی گرفته تا آخرین مدل محصولات شرکت‌های خودروسازی را شامل می‌شود.

هدف رویدادهای تبلیغاتی متمایز کردن محصول از رقبایش است. باید مطمئن شوید عرضه محصول جدید برای همه خاطره‌انگیز خواهد شد.

غول‌های رسانه معمولاً به این رویدادها دعوت می‌شوند. اگر موفقیت‌آمیز باشد، چنین رویدادی تغییر شغلی بسیار بزرگی برای یک مدیر رویداد ایجاد می‌کند.

10. رویدادهای ورزشی

از بازی‌های المپیک تا بازی‌های جهانی و بی‌المللی. رویدادهای ورزشی در هر شهرستان، شهر، استان و روستایی برگزار می‌شوند و مردان و زنان ورزشکار را در سطح بین‌المللی و در بالاترین سطح به خود جذب می‌کنند.

یک مدیر رویداد، تدارکات و پذیرایی را سازمان‌دهی می‌کند… یک روز سیاحت از مکان‌های دیدنی در روزهای تعطیل، نمایش زیبایی‌ها و سنت‌های کشور از دیگر گزینه‌های یک مدیر رویداد است.

یک مدیر رویداد همچنین نیاز به تیمی پزشکی دارد که به صورت آماده به خدمت برای شرایط اورژانسی حضور داشته باشند. برنامه‌ریزی و اجرای مراسم افتتاحیه و اختتامیه فوق‌العاده از دیگر افتخارات این حرفه است.

11. رویدادهای خیریه

از امداد ورزشی گرفته تا ماراتن‌ها تا اردوگاه‌های اهدای خون یا حتی فروش کیک و شیرینی. رویدادهای خیریه در همه شهرهای بزرگ سرتاسر کشور رایج هستند.

شرکت‌های بزرگی وجود دارند که این روزها رویدادهای خیریه را برگزار می‌کند. به‌طورکلی چند ماه طول می‌کشد تا یک رویداد خیریه بزرگ سازمان‌دهی شود.

اگر این یک رویداد رسمی است پس دعوت از تجار مهم، کارآفرینان یا حتی بازیگران ممکن است تغییری ایجاد کند اما اگر به صورت غیررسمی باشد، داشتن سرگرمی‌های زیاد، تصمیم‌گیری برای تم و همچنین داشتن برنامه‌ای برای برگزاری کمک شایانی خواهد کرد.

اگر برگزارکننده بتواند شخصیت محبوبی را به عنوان مهمان افتخاری دعوت کند، مشارکت عظیمی از چنین رویدادی اتفاق خواهد افتاد.

12. رویدادهای متنوع

برخی رویدادها هستند که دسته‌بندی‌های متفاوتی دارند. گل‌ها، میوه‌ها، اسباب‌بازی‌ها و … . همه این‌ها بر روی یک رویداد متمرکز هستند.

13. رویدادهای تجربی 

یک رویداد می‌تواند یک دورهمی اجتماعی یا عمومی باشد. هدف رویداد می‌تواند جشن، آموزش، بازاریابی یا تجدیددیدار و … باشد. رویدادها متنوع و بی‌شمار هستند. تقریباً هر رویدادی نسبت به دیگری متفاوت است.

یک مدیر رویداد تقریباً هرگز تجربه مشابهی در هیچ رویدادی نخواهد داشت. مدیر رویداد مطمئن می‌شود رویداد طبق خواسته مشتری‌اش پیش می‌رود و مشکلی ندارد.

الزامات مدیریت رویداد

مدیریت رویداد سریع‌ترین صنعت رو به رشد در سطح کشور و جهان است. هرساله به سرعت در حال رشد و افزایش است. انواع رویدادها برای هر مدیر رویدادی به زودی اهمیت بسیاری پیدا می‌کنند.

با این حال، درک این موضوع که برای برنامه‌ریزی و اجرای یک رویداد چه چیزی لازم است بسیار حیاتی است چه فقط عروسی دوستی را برنامه‌ریزی کنید یا در حال برنامه‌ریزی رویداد عرضه محصولی چند ملیتی باشید. درواقع برخی کارهای اساسی وجود دارد که باید بدانید؛

الف) اهداف مشخص

فهمیدن هدف مشتری بسیار مهم است. هدف از رویداد چیست؟ می‌خواهیم افراد چه تجربه‌ای داشته باشند؟ برنامه‌ریزی هر رویدادی بدون اهداف مشخص غیرممکن است.

ب) بودجه مدیریت

داشتن بودجه‌ای مؤثر درست بعد از فهمیدن اهداف مشتری مطرح می‌شود. برگزاری رویدادی بزرگ وقتی آسان است که بدون چون و چرا بودجه داشته باشید. اما اجرای رویدادی فوق‌العاده با بودجه محدود یعنی «مدیریت درجه یک».

پ) تعیین جدول زمانی

مطمئن شوید شما و مشتری‌تان بر سر جدول زمانی موافق هستید. ارزیابی آنچه باید اتفاق بیفتد و زمانی که لازم است رخ دهد بسیار مهم است.

بیشتر رویدادها شامل مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و هماهنگی هستند. مطمئن شوید همه افرادی که برای بخش‌های مختلف استخدام می‌کنید روش مشابهی با شما داشته باشند.

ت) انتخاب مکان

انتخاب مکان ممکن است ساده‌ترین کار به نظر برسد. اما ضروری است مکانی را انتخاب کنید که متناسب با رویدادتان باشد. این کار شامل تحقیقات، مذاکره بر سر هزینه، ایجاد روابط و درنهایت نهایی کردن یکی از آن‌ها است.

ث) یافتن منبع و مدیریت فروشندگان

هر رویدادی شامل طیفی از فروشندگان است. سازمان‌دهندگان، تأمین‌کنندگان متنوعی را از جمله مسئولین تدارکات، متخصصان دکور، سرگرمی و… دور هم جمع می‌کنند.

ارتباط با فروشندگان، درست کردن فهرست، مذاکره بر سر هزینه و درنهایت نهایی کردن آن‌ها از وظایف مدیر رویداد است.

از آن به بعد، مدیریت کارآمد همه فروشندگان اهمیت پیدا می‌کند. مطمئن شوید آن‌ها نقش خود را به‌موقع انجام می‌دهند با محصولات باکیفیت و بودجه‌ای که برای موفقیت رویداد بسیار ضروری است.

ج) بازاریابی و ارتباطات

امروزه این شامل کانال‌های مختلفی از پست مستقیم تا رسانه‌های اجتماعی و بازاریابی دیجیتال می‌شوند. بسته به رویداد، مدیران بر این اساس بازاریابی و ارتباطات خود را پیش می‌برند.

چ) مدیریت خطرات

رویدادها پیچیده هستند. داشتن عناصر بسیار در یک رویداد به معنای احتمال شکست است. دانستن اینکه چه خطراتی می‌تواند وجود داشته باشد، مهم است.

فکر کردن به اینکه خطرات ممکن است باعث چه چیزی شوند، چگونه می‌توان آن‌ها را به حداقل رساند و تهیه برنامه‌ای اضطراری برای هر رویدادی بسیار مهم است.

ح) داشتن تفکری منسجم

وقتی یک رویداد را برنامه‌ریزی و اجرا می‌کنید، فکر کنید چگونه می‌توانید تفاوتی ایجاد کنید. سعی کنید در فرایند مدیریت رویداد تصمیم بگیرید چه تأثیر محیطی‌ای داشته باشد.

مزایای استفاده از شرکت‌های برگزارکننده رویداد

منابع بسیاری در استفاده از شرکت مدیریت رویداد برای مدیریت رویدادتان وجود دارد.

یکی از آن‌ها کاهش استرس است –این بیش‌ترین چیزی بوده که مشتری‌ها به ما گفته‌اند. بنابراین در ادامه مزایای استفاده از شرکت مدیریت رویداد آمده است:

ضرورت‌های موفقیت در مدیریت رویداد

برنامه‌ریزی یک رویداد می‌تواند پر از استرس باشد و اغلب سازمان‌دهندگان را آشفته کند. در ادامه اطلاعاتی آمده که به شما در بهترین شدن در مدیریت رویداد کمک می‌کند.

1. سریعاً دست به کار شوید. 

برنامه‌ریزی را هرچه سریع‌تر شروع کنید. درواقع، سازمان‌دهندگان یک رویداد بزرگ را از 4 تا 6 ماه قبل از آن برنامه‌ریزی می‌کنند. رویدادهای کوچک‌تر حداقل نیاز به یک ماه برنامه‌ریزی دارند. از پیش برنامه‌ریزی کردن به شما کمک خواهد کرد تا همه‌چیز به درستی پیش برود.

2. منعطف باشید.

تغییر اجتناب‌ناپذیر است. چه مربوط به زمان رویداد باشد، چه مکان یا تم، مطمئن شوید منعطف هستید و می‌توانید به‌طور پیش‌فرض پاسخگوی اتفاقات در حال تغییر باشید.

3. مذاکره کنید.

با وجود آنچه فروشندگان به شما می‌گویند، همه‌چیز قابل‌مذاکره است. بودجه‌تان را برای هر فروشنده پیش از اینکه او را ملاقات کنید، برنامه‌ریزی کنید. پیشنهاد کنید 5-10 درصد کمتر از قیمتی که گفته‌اند را پرداخت می‌کنید. فروشنده شما ممکن است ابتدا کمی جر و بحث کند ولی درنهایت آن‌ها کار شما را می‌خواهند.

4. مسئولیت‌ها را تقسیم کنید.

رویداد را به بخش‌های مختلف تقسیم کنید. سپس هر بخش را به یکی از اعضای تیمتان بسپارید. وقتی یکی از اعضا مشغول رسیدگی به یک بخش باشد، توجه بیشتری می‌کند و متوجه تغییرات کوچک‌تر می‌شود.

5. یک برنامه پشتیبانی تهیه کنید.

به‌ندرت پیش می‌آید که یک رویداد بدون هیچ مشکلی و به درستی پیش برود. مهم‌ترین چیز در رویداد خود را ارزیابی کنید و برنامه‌ای پشتیبان تهیه کنید. در این صورت، شما جایگزین دیگری خواهید داشت.

6. تمرین کنید.

دو هفته پیش از تاریخ دقیق رویداد، کل رویداد را برگزار کنید. ملاقاتی با اعضای تیمتان بگذارید و همه چیز را مرور کنید. درست از تنظیم اولیه تا مراحلی که در ادامه آن وجود دارد. در بسیاری از مواقع، عوارضی در این دیدار به وجود می‌آید. این امکان را به شما می‌دهد که قبل از هر اتفاقی مشکلات را اصلاح کنید.

7. همه چیز را عکاسی کنید.

«یک عکس ارزش هزار کلمه را دارد» این یک عبارت بسیار رایج است. بنابراین ارسال عکس‌ها به صورت آنلاین بهترین روش برای اثبات موفقیت یک رویداد است. اگر بودجه دارید، یک عکاس استخدام کنید. از همه چیز از جمله مکان، برند رویداد و بسیاری از حضار که اوقات خوشی را می‌گذرانند، عکس بگیرید.

8. آنلاین شوید.

رسانه‌های اجتماعی روشی برای بازاریابی یا تبلیغ کسب و کارتان است. یک هشتگ دلخواه برای رویداد خود در توئیتر بسازید و مردم را تشویق کنید که درباره‌اش توئیت کنند. صفحه فیسبوکی بسازید و از افراد بخواهید شما را دنبال کنند و در اینستاگرام غوغا بپا کنید.

9. به‌موقع پیگیری کنید. 

بعد از اتمام رویداد، بسیاری از برگزارکنندگان می‌خواهند استراحت کنند. سعی کنید از طریق ایمیل یا رسانه‌های اجتماعی با شرکت‌کنندگان در ارتباط باشید و موفقیت رویداد را برای اینکه کار بعدی را به دست بیاورید، به آن‌ها نشان دهید.

تخصص مدیریت رویداد

زمینه مدیریت رویداد بسیار پرزرق و برق و سرگرم‌کننده است. هیچ لحظه کسل‌کننده‌ای وجود ندارد. صنعتی است که شما را روی پاهای خود استوار می‌کند و به سرعت در حال پیشرفت و تکامل است.

اگر علاقه‌مند به تخصص مدیریت رویداد هستید، داوطلب شوید و در دنیای واقعی، آنچه را که در رویدادها اتفاق می‌افتد را تجربه کنید. به تازه‌کارها کمک می‌کند تا نمونه کاری برای خودشان بسازند و تجربه ارزشمندی کسب کنند. برایتان اعتباری پیش کارفرمایان ایجاد می‌کند. همچنین به شما اجازه می‌دهد ببینید که کار کردن در رویدادها مناسب شما است یا نه.

مدیریت رویداد شرکتی چیست؟

وقتی به دنبال راه‌های جدیدی برای به مشارکت واداشتن کارمندان هستید، متخصصان رویدادهای شرکتی، آزمایش‌هایی با قالب‌های رویدادی مختلف انجام می‌دهند. از سفرهای تشویقی سرگرم‌کننده گرفته تا جشن‌های خاص، می‌توانید اهداف یک سازمان را با طیف عظیمی از انواع جلسات شرکتی تنظیم کنید.

هر رویدادی که توسط شرکتی حمایت شود که هدف آن کارمندان یا مشتریانش باشند، می‌توان رویداد شرکتی نامید. با برگزاری رویدادهای شرکتی، سازمان‌ها معمولاً قصد دارند کارمندانشان را سرگرم کنند یا از آن‌ها تقدیر کنند، محصولات جدیدشان را عرضه کنند، مشارکتی ایجاد کنند و … .

درحالی‌که برخی شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند چنین جلساتی را به یک برنامه‌ریز رویداد داخلی اختصاص دهند، برخی شرکت‌های دیگر، متخصصان رویدادهای شرکتی خارجی استخدام می‌کنند.

چگونگی برنامه‌ریزی یک رویداد شرکتی

وجه مشترک میان انواع رویدادهای شرکتی چیست؟ همه آن‌ها بازتاب هدف خاص شرکت هستند و می‌خواهند با جمع کردن افراد دور هم این هدف را به همه بفهمانند. در ادامه چک‌لیست جامع برنامه‌ریزی شرکتی آمده است که می‌توانید وقتی مشغول ساخت رویدادتان با هر اندازه قالبی هستید، از آن استفاده کنید:

1. یک موقعیت مکانی استراتژیک انتخاب کنید.

این قانون بر هر قالب رویداد شرکتی حاکم است. مهم نیست مخاطبتان چه کسی باشد، افراد می‌خواهند در موقعیت مکانی که رویداد در حال برگزاری است، احساس راحتی کنند. چه سالن رقص یک هتل سنتی یا گالری هنری مدرن باشد، مطمئن شوید جای خوبی واقع شده و مناسب نیازهای مهمانان شما است.

2. اهداف مشتری را با فعالیت‌های رویداد هماهنگ کنید.

هدف نهایی رویدادهای عرضه محصول، بیش‌ترین تعداد تماشاچی و در معرض عموم قرار گرفتن محصول است. در جلسات تقدیر از کارمندان، مسئله بیشتر درباره سرگرمی و تجربه‌های خاطره‌انگیز است. روی چیزی که برای مشتری‌تان مهم است تمرکز کنید تا رویدادهای شرکتی هدف‌داری داشته باشید.

3. یک نرم‌افزار مدیریت رویداد قابل‌اعتماد انتخاب کنید.

پیاده‌سازی تکنولوژی در رویدادهای شرکتی دیگر به یک ضرورت بدل شده است. نرم‌افزار برنامه‌ریزی رویدادی انتخاب کنید که بتواند به شما آزادی بیشتری از طریق اتوماسیون بدهد. با تمرکز بر چنین ابزاری همچون ثبت نام آنلاین، ثبت دقیق مهمانان و تجزیه و تحلیل جزئی، می‌توانید با کاهش نیروی کار و هزینه، میزان بهره‌وری را افزایش دهید. برای مثال، ایوند برای این کار مناسب است.

4. ارتباط‌سازی کنید. 

موفقیت رویداد شما تا حد زیادی به افرادی که روی آن کار می‌کنند بستگی دارد. چه شما متخصص رویدادهای شرکتی باشید یا یک مبتدی بلندپرواز، ساخت یک شبکه خوب از فروشندگان و تأمین‌کنندگان قابل اعتماد ابزار شما برای به اشتراک گذاشتن مسئولیت‌ها با افرادی است که می‌توانید به آن‌ها اعتماد کنید.

5. اقدام به ترفیع کنید. 

پایگاه مخاطبان خود را ایمیل کنید، داستانی جلب توجه کننده بسازید که می‌توانید از آن برای پست‌های رسانه‌های اجتماعی یا دیگر ابزار بازاریابی استفاده کنید و از این طریق کار خود را ترویج دهید. تصور غلطی وجود دارد که تبلیغات رویداد باید تنها پیش از یک رویداد اتفاق بیفتد.

درواقع، روش‌های بسیاری برای تحت تأثیر قرار گرفتن در طول رویداد هم وجود دارد. برای مثال، بسیاری از متخصصان رویداد با حامیان رسانه در ارتباط هستند و آن‌ها را برای صحبت در جلسات شرکت دعوت می‌کنند که این کار به افزایش تبلیغات اضافی کمک می‌کند.

انواع رایج رویدادهای شرکتی

آمارها نشان می‌دهند که برنامه‌ریزان رویدادهای شرکتی نسبت به گذشته 22 درصد بیشتر وقت خود را امسال صرف عرضه محصولات در سال خواهند کرد. انواع دیگر رویدادهای شرکتی که امروز هیاهوی بسیاری ایجاد کرده است، چیست؟ در این بخش، نگاهی به 10 رویداد شرکتی برتر می‌اندازیم که به شما در فهم چگونگی ایجاد تجربه‌ای خاطره‌انگیز کمک می‌کند:

1. نمایشگاه‌های تجاری

هدف: ایجاد مشارکت

راز موفقیت: با استفاده از نورپردازی استراتژیک، نمایشگرهای چند صفحه‌ای، پیشنهادات تبلیغاتی پرسود و … غرفه خود را متمایز کنید.

شرکت‌ها با حضور در یک نمایشگاه تجاری بین‌المللی یا محلی، می‌توانند درآمد خود را از طریق ایجاد ارتباطات تجاری امیدوارکننده افزایش دهند. این فرصتی عالی برای استارتاپ‌ها و شرکت‌های معتبر است تا آگاهی خود را نسبت به پروژه‌هایشان افزایش دهند و شبکه مخاطبانشان را گسترده‌تر کنند.

2. رویدادهای تقدیری

هدف: بسته به اینکه مخاطب هدف چه کسانی باشند، رویدادهای تقدیری می‌تواند با هدف شناسایی دستاوردهای کارمندان یا ایجاد ارتباطاتی تنگاتنگ با مشتریان وفادار برگزار شود.

راز موفقیت: فراهم کردن فضایی راحت، محیطی دوستانه، امکان شبکه‌سازی و جوایز ارزشمند.

از یک شام ساده گرفته تا یک مهمانی اختصاصی، رویدادهای تقدیری می‌توانند قالب‌های متفاوتی داشته باشند. اگر هدف شما این است که برای ایجاد روابط پایدار با مشتریان و کارمندان خود روی آن‌ها سرمایه‌گذاری کنید، چنین رویدادی مناسب چنین کاری است.

3. مهمانی در تعطیلات

هدف: ایجاد حس و حال تعطیلات

راز موفقیت: خلاقیت باید تنها هدف دور هم جمع شدن شما باشد.

جشن‌های این چنینی نمی‌توانند بدون فعالیت‌های سرگرم‌کننده خلاقانه برگزار شوند. مطمئن شوید مهمانی روز تعطیل کارمندانتان برای همه سرگرم‌کننده و آرامش‌بخش باشد.

4. عرضه محصولات

هدف: افزایش آگاهی نسبت به محصولات یا خدمات جدید.

راز موفقیت: تمرکز اصلی باید روی جلب نظر رسانه‌ها باشد.

رشد سریع استارتاپ‌ها در سرتاسر جهان دلیل اصلی افزایش سرمایه‌گذاری در رویدادهای عرضه محصول سالانه است. برای اینکه چنین رویدادی جواب دهد، استراتژی بازاریابی بی‌عیب و نقصی برای هر سطح از رویدادتان بریزید تا جلب نظری حداکثری داشته باشید و بتوانید نظر مخاطبانتان را جلب کنید.

5. مراسم شام تجاری

هدف: جشن گرفتن نقاط قوت، خوش‌آمدگویی به کارمند جدید و …

راز موفقیت: فهم کاملی از سلیقه و ترجیحات اعضای گروه خود داشته باشید.

رهبران کسب‌وکارها باید فضایی دوستانه و مثبت با شرکتشان داشته باشند. هر زمان دلیلی برای جشن گرفتن یک دستاورد خاص یا نقاط قوت داشته باشد و همچنین برگزاری شام‌های تجاری راه خوبی برای نشان دادن احترام است.

6. کنفرانس‌ها

هدف: جمع کردن مخاطبان هدف در یک مکان برای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، به‌کارگیری راه‌حل‌ها یا بهبود تخصص جمعی

راز موفقیت: از طریق برنامه‌ریزی که در آن تمرکز بر تکنولوژی هم اهمیت دارد.

بزرگ‌ترین کنفرانس فینتک جهان، هرساله میزبان 25000 متخصص صنعتی است. برای اکثر متخصصان بلندپرواز، کنفرانس‌هایی که برای منافع خاصی در نظر گرفته شده‌اند، رویدادهایی ضروری هستند.

7. سفرهای تشویقی

هدف: سرگرم کردن و پاداش دادن به کارمندان یا حفظ شهرت خوب کسب و کار

راز موفقیت: مهارت‌های شفاف مذاکره و توانایی در سازمان‌دهی رویدادهای خارج از کشور که منجر به موفقیت خواهند شد.

اغلب در استراحتگاه‌های لوکس برگزار می‌شوند. سفرهای تشویقی از انواع رویدادهایی هستند که ضمن ایجاد خاطرات فراموش‌نشدنی برای کارمندان، بودجه‌های کلانی را طلب می‌کنند. برای افزایش چالش سازمان‌دهی سفرهای تشویقی موفقیت‌آمیز، یک متخصص رویداد باید قادر به یافتن فروشندگان معتبر در کشوری خارجی تنها در طی چند روز باشد.

8. رویدادهای خیریه

هدف: جمع‌آوری کمک برای حمایت موضوعی خاص

راز موفقیت: استفاده درستی از شبکه شرکت‌ها

داشتن اهدافی محرک، پیشنهادی ارزشمند و بستری متمرکز برای جمع‌آوری کمک‌های مالی، 3 عنصر اصلی یک رویداد خیریه کارآمد هستند.

9. رویدادهای تیم‌سازی

هدف: تقویت روابط اجتماعی در یک تیم شرکتی

راز موفقیت: فعالیت‌های رویداد را متناسب با علاقه کارمندان ساختن

یک استراتژی خوب این است که پیش از برنامه‌ریزی یک رویداد تیم‌سازی از پرسنل خود نظرسنجی کنید. وقتی بر اساس نیازهای کارمندان چنین اتفاقی بیفتد، رویدادها می‌توانند به مدیران کسب و کار در ساخت تیمی قدرتمند کمک کنند.

10. جلسات هیئت‌مدیره

هدف: گرفتن تصمیمات مهم مربوط به کسب و کار

راز موفقیت: جلساتی را برای زیرساخت‌ها و ارزش‌های شرکت برگزار کنید.

چه برای به اشتراک گذاشتن اهداف کسب و کار یا مرور عملکرد شرکت، جلسات هیئت‌مدیره رویدادهای بسیار مهمی برای سهامداران شرکت هستند. برای اینکه چنین رویدادی را به راحتی برگزار کنید مطمئن شوید با برنامه کاری همه متناسب باشد تا در شرایط بسیار خوبی همه‌شان دور هم جمع شوند.

نتیجه‌گیری

تجربه کار کردن با انواع رویدادهای شرکتی متنوع، دستاوردی ارزشمند برای همه متخصصان رویداد است. با نمایش دانشی منعطف در برنامه‌ریزی شرکت می‌توانید حاشیه‌ای رقابتی ایجاد کنید که بسیاری از برنامه‌ریزان رویدادها با کمبود آن مواجه‌اند.